Przeglądy okresowe budynków — poradnik dla właścicieli i zarządców

Opublikowane przez Redakcja Możliwość komentowania Przeglądy okresowe budynków — poradnik dla właścicieli i zarządców została wyłączona Budowa

Przeglądy okresowe budynków — poradnik dla właścicieli i zarządców

Planowanie przeglądów okresowych budynków wymaga systematycznego podejścia. Zacznij od dokładnej inwentaryzacji Twojego budynku, aby zidentyfikować wszystkie instalacje, które wymagają regularnych, oddzielnych kontroli. Mówimy tu o instalacjach elektrycznych, gazowych, dźwigach, wentylacji i kominach. Częstotliwość przeglądów regulują przepisy prawa budowlanego oraz normy branżowe, które mogą się różnić w zależności od lokalizacji (np. inne wymogi mogą obowiązywać w województwie mazowieckim, a inne w małopolskim). Zawsze należy zweryfikować aktualne przepisy w konkretnej gminie lub powiecie.

Oto kroki, które pomogą Ci stworzyć efektywny harmonogram przeglądów:

1. Stwórz wyczerpującą listę wszystkich obowiązkowych kontroli, wynikających z lokalnych przepisów prawa budowlanego (np. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane) i norm branżowych (np. normy dotyczące instalacji elektrycznych SEP).

2. Do każdej kontroli przypisz odpowiednią częstotliwość (np. co miesiąc, raz w roku, co 5 lat). Częstotliwość ta powinna być oparta na przepisach, ale także na realnym ryzyku związanym z eksploatacją danej instalacji. Przykładowo, instalacje gazowe w budynkach powyżej 20 lat mogą wymagać częstszych przeglądów.

3. Przenieś to wszystko do cyfrowego harmonogramu. Ustaw przypomnienia i wyznacz konkretne osoby odpowiedzialne za dopilnowanie każdego terminu. Możesz wykorzystać do tego arkusz kalkulacyjny lub dedykowane oprogramowanie do zarządzania budynkami.

Ważne: Regularne aktualizowanie harmonogramu i prowadzenie dokładnego rejestru terminów to klucz do minimalizowania ryzyka zaniedbań i ułatwienia w udowodnieniu, że wszystkie obowiązki zostały spełnione. Kontrole podziel na kategorie priorytetowe: bezpieczeństwo, instalacje krytyczne, elementy konstrukcyjne. Aktualizuj harmonogram po każdej większej naprawie lub zmianie w sposobie użytkowania budynku. Przykładowy harmonogram roczny oraz wzór protokołu przeglądu znajdziesz w załączniku na końcu artykułu (do pobrania w formacie PDF).

Zakres prac przy przeglądach okresowych budynków – elementy kontroli

Zakres przeglądów okresowych powinien być kompleksowy. Poniżej znajduje się lista elementów, które zazwyczaj podlegają kontroli. Zawsze jednak należy dostosować zakres do specyfiki budynku i obowiązujących przepisów.

• Stan konstrukcji nośnej budynku i stropów.

• Pokrycie dachowe, izolacje i hydroizolacje.

• Stolarkę zewnętrzną (okna, drzwi).

• Instalacje: elektryczna (zgodnie z normą PN-HD 60364-6), gazowa, wodno-kanalizacyjna, centralnego ogrzewania, wentylacyjna i klimatyzacyjna.

• Instalacje przeciwpożarowe (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r.).

• Systemy odgromowe (zgodnie z normą PN-EN 62305).

• Drogi ewakuacyjne.

• Urządzenia dźwigowe (windy) – zgodnie z wymaganiami Urzędu Dozoru Technicznego (UDT).

Tam, gdzie wymagają tego przepisy, albo gdy coś podczas inspekcji wzbudzi Twoje wątpliwości, wykonuj dodatkowe pomiary i testy. Przykłady? Pomiary rezystancji izolacji (minimalna rezystancja izolacji powinna być zgodna z normą PN-HD 60364-6), ciśnienia w instalacji gazowej, sprawdzenie ciągłości przewodów odgromowych. Zawsze stosuj szczegółowe listy kontrolne i dokumentuj wszystko, co się da – rób zdjęcia, zapisuj notatki techniczne. Orientacyjne wartości graniczne dla poszczególnych pomiarów oraz metody pomiarowe znajdziesz w dokumentacji technicznej urządzeń oraz w obowiązujących normach. Pamiętaj o weryfikacji lokalnych przepisów, które mogą wprowadzać dodatkowe wymagania.

Obowiązki właściciela w przeglądach okresowych budynków

Jako właściciel lub zarządca budynku, jesteś odpowiedzialny za zorganizowanie i opłacenie wszystkich wymaganych przeglądów okresowych. Musisz też zapewnić inspektorom dostęp do wszystkich części budynku i dopilnować, żeby wszystkie zalecenia z protokołów zostały wdrożone w życie. Brak przeglądów to potencjalne sankcje administracyjne, odpowiedzialność cywilna, a nawet problemy z uzyskaniem odszkodowania od ubezpieczyciela. Konkretne przykłady skutków prawnych i ubezpieczeniowych znajdziesz w dalszej części artykułu.

Najlepiej sprawdza się przypisanie konkretnych obowiązków do konkretnych osób: ktoś umawia kontrole, ktoś inny zajmuje się naprawami, a jeszcze ktoś inny dba o dokumentację. To naprawdę usprawnia proces i skraca czas potrzebny na usunięcie usterek. Poniżej przykładowy schemat odpowiedzialności:

• Osoba odpowiedzialna za umawianie kontroli: kontakt z inspektorami, ustalanie terminów, informowanie mieszkańców/użytkowników budynku.

• Osoba odpowiedzialna za naprawy: kontakt z wykonawcami, nadzór nad realizacją napraw, weryfikacja jakości wykonanych prac.

• Osoba odpowiedzialna za dokumentację: archiwizacja protokołów, prowadzenie rejestru przeglądów, aktualizacja harmonogramu.

Dokumentacja i protokoły przeglądów okresowych budynków – jak prowadzić i przechowywać?

Protokół z przeglądu to podstawa. Musi zawierać:

• Datę i miejsce przeprowadzenia kontroli.

• Dokładną identyfikację kontrolowanego elementu (np. numer windy, lokalizacja instalacji).

• Szczegółowy zakres przeprowadzonych badań.

• Opis wszystkich stwierdzonych nieprawidłowości (wraz ze zdjęciami, jeśli to możliwe).

• Zalecenia naprawcze wraz z terminami ich realizacji.

• Imię i nazwisko osoby, która przeprowadziła przegląd, jej uprawnienia oraz podpis.

• Podpisy wszystkich stron (np. właściciela/zarządcy i inspektora).

Zarówno wersja papierowa, jak i cyfrowa dokumentacji jest ważna. Używaj spójnego systemu nazw plików i numeracji protokołów. Stwórz rejestr historii przeglądów, który umożliwi Ci szybkie wyszukiwanie informacji po elemencie, dacie lub wykonawcy. Taki rejestr bardzo ułatwia audyty i kontrole zewnętrzne. Przykładowy system nazewnictwa plików:

• Rok_Miesiąc_Dzień_Obiekt_RodzajPrzegladu_NumerProtokołu.pdf

• Przykład: 2023_10_26_BudynekA_PrzegladElektryczny_001.pdf

Pola do wyszukiwania w rejestrze:

• Data przeglądu.

• Lokalizacja (budynek, piętro, pomieszczenie).

• Element (np. instalacja elektryczna, winda).

• Rodzaj przeglądu (np. roczny, pięcioletni).

• Wykonawca.

• Numer protokołu.

Konsekwencje i sankcje za brak przeglądów okresowych budynków

Ignorowanie obowiązku przeprowadzania przeglądów okresowych to igranie z ogniem. Konsekwencje mogą być dotkliwe:

• Kary administracyjne (np. nałożone przez nadzór budowlany, zgodnie z art. 93 Prawa Budowlanego). Przykładowo, brak przeglądu instalacji gazowej może skutkować karą grzywny w wysokości do 5000 zł.

• Roszczenia od osób poszkodowanych w wyniku awarii (np. zalanie mieszkania z powodu nieszczelnej instalacji wodnej). Właściciel budynku może być zobowiązany do wypłaty odszkodowania za straty materialne i szkody na osobie.

• Odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela. Jeżeli awaria była spowodowana brakiem przeglądu, ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania, powołując się na wyłączenia w OWU.

• Konieczność poniesienia natychmiastowych, wysokich kosztów napraw awaryjnych. Naprawa awarii, która mogła zostać wykryta podczas przeglądu, zazwyczaj jest droższa niż planowana konserwacja.

Jeśli już dojdzie do zaniedbania, natychmiast dokumentuj wszystkie podjęte działania naprawcze. Informuj odpowiednie organy, jeśli istnieje ryzyko zagrożenia. Dobrym rozwiązaniem jest zawarcie umów serwisowych z wykonawcami, które gwarantują szybką reakcję w razie awarii. Co dokumentować natychmiast po wykryciu zagrożenia?

• Zdjęcia uszkodzeń (np. pęknięcia konstrukcji, wycieki).

• Pomiary (np. wilgotności, temperatury).

• Notatki opisujące sytuację (np. relacja świadków).

• Zgłoszenia do odpowiednich organów (np. straż pożarna, nadzór budowlany).

Praktyczna lista kontrolna dla właściciela i zarządcy:

1. Sprawdź, jakie inspekcje są obowiązkowe w Twoim budynku, zgodnie z lokalnymi przepisami.

2. Stwórz harmonogram przeglądów z przypomnieniami i wyznacz osoby odpowiedzialne za ich dopilnowanie.

3. Ustal jasną procedurę dokumentowania wyników przeglądów – protokoły, zdjęcia, terminy realizacji zaleceń.

4. Nawiąż współpracę z uprawnionymi inspektorami i wykonawcami.

5. Aktualizuj plan przeglądów po każdej zmianie w sposobie użytkowania budynku lub po każdej większej naprawie.

Pamiętaj, systematyczne planowanie, rzetelna dokumentacja i szybkie reagowanie na zalecenia to fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem użytkowania budynku.

Jak zlecać przeglądy okresowe i serwis?

Zlecanie przeglądów to nie tylko formalność. To proces, który wymaga precyzji w określeniu zakresu, harmonogramu i oczekiwanych rezultatów. Trzeba też umiejętnie zarządzać dokumentacją i kosztami. Jako właściciel lub zarządca, powinieneś mieć listę kontrolną wszystkich elementów technicznych, które podlegają kontroli (konstrukcja, instalacje, zabezpieczenia przeciwpożarowe, stolarka). Określ częstotliwość przeglądów, biorąc pod uwagę wymogi eksploatacji i potencjalne ryzyko. Zdefiniuj jasne wymagania formalne wobec wykonawcy – uprawnienia, ubezpieczenie, doświadczenie. Regularne planowanie i monitorowanie przeglądów to inwestycja w bezpieczeństwo, ograniczenie kosztów awarii i uporządkowane archiwum techniczne Twojego budynku.

Przeglądy okresowe budynków – przygotowanie zlecenia

1. Określ cel i zakres zlecenia: wypisz konkretne elementy do sprawdzenia, standardy oceny i kryteria akceptacji wyników.

2. Ustal terminy i częstotliwość przeglądów: zaplanuj regularne daty i uwzględnij rezerwę czasową na ewentualne prace dodatkowe.

3. Zdefiniuj wymagania względem wykonawcy: jakie uprawnienia, kwalifikacje, ubezpieczenie, wyposażenie i procedury BHP są niezbędne.

4. Zażądaj szczegółowego kosztorysu, z rozbiciem kosztów na samą inspekcję i ewentualne prace naprawcze. Ustal jasne warunki płatności.

5. Dołącz wzór protokołu i listę kontrolną, które wykonawca ma wypełnić po przeglądzie.

Pamiętaj, w zleceniu precyzja to podstawa. Określ dokładny zakres prac, termin realizacji i wymagane kwalifikacje wykonawcy. Unikniesz nieporozumień i zapewnisz sobie możliwość porównania różnych ofert. Przykładowy formularz zapytania ofertowego możesz pobrać na końcu artykułu.

Przeglądy okresowe budynków – kryteria wyboru wykonawcy

Przy wyborze firmy do przeglądów, kieruj się następującymi kryteriami:

• Sprawdź uprawnienia i referencje: upewnij się, że firma posiada odpowiednie kwalifikacje do wykonywania konkretnych przeglądów. Przykładowo, do przeglądów instalacji elektrycznych wymagane są uprawnienia SEP (Stowarzyszenia Elektryków Polskich) w zakresie eksploatacji i dozoru.

• Ocena doświadczenia i specjalizacji: wybieraj firmy, które mają doświadczenie w pracy z podobnymi obiektami i mogą pochwalić się udokumentowanymi realizacjami.

• Weryfikacja procedur jakości i BHP: poproś o opis stosowanych procedur inspekcyjnych, metod pomiarowych i zasad bezpieczeństwa pracy.

• Analiza oferty cenowej względem zakresu: preferuj transparentne oferty, z jasnym rozliczeniem godzin i materiałów. Unikaj podejrzanie niskich cen, za którymi nie idzie konkretny zakres prac.

• Sprawdź dostępność serwisu i czas reakcji w nagłych przypadkach. Zapytaj o warunki gwarancji na wykonane prace.

Wybieraj wykonawcę na podstawie konkretnych dokumentów potwierdzających jego uprawnienia i doświadczenie, a nie tylko na podstawie ceny.

Przeglądy okresowe budynków – harmonogram i dokumentacja

1. Stwórz roczny harmonogram przeglądów, z uwzględnieniem terminów, osób odpowiedzialnych i priorytetów działań naprawczych.

2. Wymagaj kompletnego protokołu po każdej kontroli: opis stanu technicznego, wykryte usterki, zalecenia, zdjęcia i terminy usunięcia usterek.

3. Wprowadź system archiwizacji dokumentów technicznych i protokołów (elektroniczny rejestr z możliwością wyszukiwania po obiekcie, dacie i rodzaju usterki).

4. Zaplanuj budżet na prace naprawcze wynikające z przeglądów oraz stwórz rezerwę finansową na nieprzewidziane awarie. Orientacyjne stawki robocizny i przeglądów możesz zweryfikować na lokalnym rynku. Metody wyliczania rezerw finansowych zależą od specyfiki budynku i historycznych danych dotyczących kosztów napraw.

5. Zadeklaruj proces nadzoru realizacji napraw: potwierdzenie zamknięcia zlecenia, kontrola jakości wykonanych robót, aktualizacja dokumentacji.

Protokół to podstawa dalszego planowania i rozliczeń. Upewnij się, że zawiera on szczegółowy opis usterek, konkretne zalecenia i terminy wykonania napraw.

Dodatkowe wskazówki: planuj przeglądy w okresach mniejszego obciążenia budynku, korzystaj z list kontrolnych dopasowanych do specyfiki Twojego budynku, prowadź rejestr kosztów napraw i porównuj oferty różnych wykonawców przynajmniej raz w roku. Inwestuj w szkolenia dla personelu zarządzającego dokumentacją techniczną – poprawi to jakość raportów i skróci czas reakcji na ewentualne problemy. Takie podejście optymalizuje zarządzanie ryzykiem, obniża koszty eksploatacji i zwiększa bezpieczeństwo użytkowników.

Dowiedz się, jakie obowiązki i terminy wiążą się z przeglądami okresowymi budynków oraz jakie usługi inspekcyjne i wsparcie administracyjne mogą pomóc w ich realizacji: przeglądy okresowe budynków. Regularne przeglądy i dbałość o stan techniczny budynku to podstawa.

Kto może wykonać przegląd?

Przeglądy okresowe budynków mogą być przeprowadzane przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia zawodowe. W zależności od rodzaju przeglądu, wymagane są różne kwalifikacje. Przykładowe tytuły kwalifikacji oraz dokumenty, które powinien okazać inspektor:

• Przeglądy elektryczne: świadectwo kwalifikacyjne SEP (Stowarzyszenia Elektryków Polskich) w zakresie eksploatacji (E) i dozoru (D) urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych.

• Przeglądy gazowe: uprawnienia budowlane w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń gazowych.

• Przeglądy kominiarskie: dyplom mistrza kominiarskiego lub świadectwo kwalifikacyjne kominiarza.

• Przeglądy konstrukcyjno-budowlane: uprawnienia budowlane w specjalności konstrukcyjno-budowlanej.

Co możesz zrobić dziś?

1. Sprawdź terminy najbliższych przeglądów w Twoim budynku.

2. Zweryfikuj uprawnienia firmy, która wykonuje przeglądy.

3. Upewnij się, że masz dostęp do protokołów z poprzednich przeglądów.

Słowniczek pojęć technicznych

• Rezystancja izolacji: opór, jaki stawia materiał izolacyjny przepływowi prądu elektrycznego.

• Instalacja odgromowa: system przewodów i uziomów chroniący budynek przed skutkami uderzenia pioruna.

• Hydroizolacja: warstwa materiału chroniąca budynek przed wnikaniem wody.

Ważne: Informacje zawarte w tym artykule mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej. Zawsze należy zweryfikować aktualne przepisy prawa budowlanego oraz normy branżowe w konkretnej lokalizacji. Częstotliwość przeglądów oraz zakres wymaganych prac mogą się różnić w zależności od specyfiki budynku i obowiązujących przepisów. Zalecamy regularną weryfikację przepisów prawnych dotyczących przeglądów okresowych budynków.